From Prompt to People: AI expertise as a driver of transformation

Von Aferdita Kastrati, Head of Data & AI Strategy, Global Communications

„Transformation beginnt nicht mit Technologie, sondern mit Menschen.“

Die Welt der Kommunikation verändert sich rasant. Künstliche Intelligenz (KI) ist längst Realität und prägt unsere Arbeitsweise. Bei Merck haben wir gemeinsam mit unseren 200 Kommunikator:innen eine globale Transformationsreise gestartet, die weit über die Einführung neuer Tools hinausgeht. Unser Ziel: KI-Kompetenz als Schlüssel für eine zukunftsfähige Kommunikationskultur zu etablieren.

The starting point: From tools to attitude

Die Einführung von „myGPT“ im Frühjahr 2023, einer internen KI-Lösung, zeigte uns schnell: Der Einsatz neuer Technologien allein reicht nicht aus. Um die Potenziale von KI voll auszuschöpfen, bedarf es eines Kulturwandels. Kommunikation verbindet Mitarbeitende, Führungskräfte und externe Stakeholder und genau hier setzen wir an.

Unsere Strategie fokussiert sich auf den Wandel des Mindsets: KI wird als Chance positioniert, Routineaufgaben zu automatisieren und Raum für strategische sowie kreative Tätigkeiten zu schaffen. Ängste und Unsicherheiten begegnen wir mit gezielten Kommunikations- und Trainingsmaßnahmen, die nicht nur Kompetenzen erweitern, sondern auch eine neue Haltung gegenüber Innovation und Veränderung fördern.

Ein besonderes Highlight unserer Transformation ist Alfred, unser digitaler Kommunikationsbutler. Alfred repräsentiert die praktische Anwendung von KI in der Kommunikation und dient als Testimonial für neue KI-Tools. Mit seiner Unterstützung können Mitarbeitende Routineaufgaben effizienter erledigen, während gleichzeitig die Akzeptanz und das Verständnis für KI-Technologien im Alltag gestärkt werden.

The strategy: upskilling and cultural change

Unsere Transformationsreise basiert auf einem mehrstufigen Ansatz, der rechtliche, technische und kulturelle Dimensionen gleichermaßen adressiert:

1. legal basis

Die sichere und verantwortungsvolle Nutzung von KI steht im Mittelpunkt der Transformationsstrategie:

• • AI guidelines for communication: We have developed clear guidelines for the use of AI in communication that ensure the safe and responsible use of AI applications.
  • Fundamentals of AI use: The comprehensive training initiative enables employees to use AI tools safely and ethically.
  • Anchoring of principles: The regular training sessions serve to impart knowledge and best practices in dealing with AI.
  • Responsibility and transparency: The active involvement of employees promotes a shared understanding of the ethical guidelines that apply when dealing with AI-supported processes and decisions.

  
  
  
  
  

  2. technology

  Die technologische Basis bildet die Grundlage für die erfolgreiche Integration von KI in die tägliche Arbeit:

  • • AI tools and training: Digital training sessions provide technical know-how and practical applications to optimize the use of AI tools.
    • Use case development: In interactive ideation sessions, specific use cases are identified that make day-to-day work easier and processes more efficient.

    
    
    
    
    

    3. people

    Der Erfolg unseres Programms hängt entscheidend von den Mitarbeitenden ab:

    • • Participation in training sessions: Up to 70% of employees in communications take part in the regular training sessions, which shows the high level of acceptance and interest in AI.
      • Co-creation: Employees are not just participants, but active co-creators of change. Their perspectives and creative approaches are crucial for the development of innovative AI solutions.
      • Multiplier network: The network of internal change agents carries the cultural change directly into the teams and promotes acceptance and enthusiasm for AI.

      
      
      
      

      Dieser strukturierte Ansatz verankert Wissen nachhaltig und befähigt Mitarbeitende, KI sicher und souverän in ihre Arbeit zu integrieren. Besonders stolz sind wir auf unser Netzwerk interner Multiplikator:innen, das den Kulturwandel aktiv in die Teams trägt.
      

      Curious?

      If you would like to learn more about our transformation journey and our five key learnings, I invite you to attend my presentation “From Prompt to People: AI competence as a driver of transformation” at the CommsTech Summit. Let’s talk together about how AI can change not only processes, but also people.

      I look forward to exchanging ideas with you!

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