Interview mit Tony Witek Staff Specialist Communication Excellence & Tools Infineon Technologies AG

Bridging the Gap: Unternehmenskommunikation und IT gemeinsam zum Erfolg führen

Zwei Bereiche, ein gemeinsames Ziel. Was sich eigentlich einfach anhört, ist in der Realität oft wesentlich komplexer. Doch gibt Lösungen es, um beide Welten erfolgreich zusammenzuführen? Wie gelingt es, neue Tools durch effektives Projektmanagement zwischen IT und Unternehmenskommunikation schnell und reibungslos einzuführen? Welche Hindernisse liegen auf dem Weg und welche Schlüsselmomente entscheiden über den Erfolg bei der Einführung eines neuen Kommunikationstools? 

AG CommTech: Tony, in deinem Thema implizierst du eine Lücke, die überwunden werden muss und die Zusammenarbeit mit der IT. Wie bist du auf dieses Thema gekommen?

Tony Witek: In meiner Rolle bei Infineon arbeite ich an der Schnittstelle zwischen Unternehmenskommunikation und IT. Man kann sich das so vorstellen, dass ich als Ansprechpartner für unsere gesamten Kommunikationskollegen und -kolleginnen fungiere und ihre Bedarfe an unsere IT vermittele und alles so gestalte, dass wir möglichst effizient und effektiv zusammenarbeiten. In dieser Schnittstellenfunktion bekomme ich somit Einblicke in beide Welten und möchte meine Erfahrungen gerne teilen.

AG CommTech: In deiner Breakout-Session auf dem Summit 2024 wirst du uns von einer konkreten Tool-Einführung berichten. Was ist daran so besonders?

Tony Witek: Besonders waren die Umstände: ein überschaubares Projektteam, nur drei Monate Zeit – und gleichzeitig 1500 künftige Nutzerinnen und Nutzer. Wie wir das pünktlich geschafft haben, welche Herausforderungen es dabei gab und was am Ende dabei herausgekommen ist: das werde ich Euch gerne erzählen!

AG CommTech: Dein Projekt hört sich ja sehr umfangreich und ambitioniert an – wie kann man denn so etwas in so einer kurzen Zeit schaffen?

Tony Witek: Zuerst ist es wichtig, sich bewusst zu machen, welche Rahmenbedingungen für ein Einführungszenario gelten. Diese können in der Regel sehr unterschiedlich sein: unterschiedliche Ressourcen und Budgets, wer soll und darf das Tool am Ende nutzen, welche anderen Schnittstellen müssen informiert werden und mehr – hier ist es wichtig, sich eine gute Übersicht zu schaffen und sich bewusst zu machen, in welchem Raum man sich bewegt.

Ich finde es zudem wichtig, über die Erwartungshaltung im Projektteam zu sprechen. Je mehr Personen am Tisch sitzen, desto mehr Interessen sind vertreten und desto komplexer kann es werden. Da hilft es, ungefiltert zu besprechen, was man erwartet, welches Ziel man hat und was jedem Einzelnen dabei wichtig ist. Ein Projekt, wie in unserem Fall, bei dem die Aufwände eher auf der Business-Seite liegen, braucht unbedingt einen zuverlässigen IT-Partner, auch wenn die Aufwände im ersten Moment geringer erscheinen, weil es zum Beispiel keine klassischen Programmieraufwände gibt.

AG CommTech: Kannst du uns einen Teaser auf einen deiner Schlüsselmomente geben?

Tony Witek: Klar, um es einfach darzustellen und nicht zu viel vorweg zu nehmen: Jeder kennt den Moment, wenn plötzlich etwas nicht funktioniert. In unserem Fall war die Implementierung einer bestimmten Schnittstellenfunktion technisch wesentlich komplexer als angenommen und gefährdete im Zweifel das Go-Live-Datum. Im ersten Moment ist das immer eine nicht so tolle Nachricht und kann in einer dynamischen Arbeitsgruppe, in der die ersten Schritte sehr positiv verlaufen sind, ein Dämpfer sein. Das ist vielleicht vergleichbar mit dem Gefühl beim Fußball, wenn man vier Spieltage in Folge gewinnt und dann im fünften Spiel nur ein Unentschieden erreicht. Und trotzdem geht es weiter. Wichtig ist, sich den Projektscope noch einmal anzuschauen und die Lage neu zu bewerten und ob das Ziel im Zweifel ohne diese Funktion erreicht werden kann.

AG CommTech: Kannst du uns einen Einblick gewähren, wie ihr in so einer kurzen Zeit eure Organisation bei dem Thema mitgenommen habt?

Tony Witek: Wenn man in einer Rolle wie meiner ist, ist nicht nur das klassische Projektmanagement wichtig, sondern auch den Wandel, den diese Tool-Einführung mit sich bringt, proaktiv voranzutreiben. Damit meine ich zum Beispiel den Übergang von der Phase vor dem Go-Live zu dem, was nach dem Go-Live passieren soll. Ein Projektplan kann nicht nur aus festen Deadlines und Meilensteinen bestehen. Bestimmte Themen brauchen Zeit und müssen in Phasen unterteilt werden – die Mischung macht es. Eine Onboarding-Phase endet nicht mit dem letzten Trainingsangebot, sondern vielleicht erst drei Monate später, wenn in der Datenanalyse zu sehen ist, dass die trainierten Nutzer auch das eigentliche Tool verwenden. Bis dahin sollte man flexibel bleiben, um mit zusätzlichem Trainingsangebot nachjustieren zu können. Uns sollte immer klar sein: Hinter jedem Nutzer steht auch nur ein Mensch – da kann man nicht nur mit Meilensteinen und Manuals arbeiten.

Es ist aber auch wichtig, an das Projektteam zu denken: Hier hilft es, sich frühzeitig Gedanken zu Szenarien zu machen, wie die Phase nach dem Go-Live oder dem Projektabschluss aussehen kann, und wie sich die Verantwortlichkeiten ändern. Das Projektteam in ruhigen Momenten zu solchen Themen im Projektverlauf abzuholen, finde ich wichtig. Das gibt dem Team Sicherheit und nimmt die Frage vorweg: Wie geht es eigentlich weiter?

AG CommTech: Kannst du uns einen Ausblick geben, was die Teilnehmer aus deiner Breakout mitnehmen können?

Tony Witek: Sehr gerne und ich hoffe da auch auf einen inspirierenden Austausch mit den Teilnehmern, denn: Jede Organisation ist anders und jeder Rollout ist anders. Ein Projektmanagement für einen Tool-Rollout kann sicherlich jeder nach einem „Schema F“ zeichnen. Mir kommt es darauf an, von den Teilnehmern im Gespräch zu erfahren, welche individuellen Schlüsselmomente in der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensparteien, wie der IT, für sie wichtig waren oder welche Erfahrungen gemacht worden sind – hier können wir sicherlich viel voneinander lernen.