Die Ära der Agenten beginnt: Was Kommunikationsverantwortliche jetzt wissen müssen

Interview mit: André Pechmann, Director Communications Microsoft

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Roadmap & Prioritäten:

AG Commtech: Welche Agentic-AI-Fähigkeiten stehen in den nächsten 6–18 Monaten bei Microsoft im Fokus?

André Pechmann: Die kommenden Monate sind für den Einsatz von KI und KI-Agenten entscheidend. Es werden immer wieder neue Funktionen veröffentlicht, wie beispielsweise die neuen Copilot Tasks: Microsoft 365 Copilot kann damit verschiedenste Programme auf dem PC selbstständig bedienen, um bestimmte Aufgaben zu festgelegten Uhrzeiten auszuführen. Das ist nur ein Beispiel dafür, dass KI ab jetzt immer autonomer handelt, und das ist der große Trend.

Unternehmen und Organisationen sind daher gefordert, ihre Geschäftsfunktionen systematisch zu analysieren und zu entscheiden, wie KI neuen Mehrwert schaffen kann. Sie sollten sich gezielt zu einem „AI-First Frontier Enterprise“ entwickeln. Wer seine KI-Strategie jetzt vorausschauend plant und konsequent umsetzt, verschafft sich nachhaltige Wettbewerbsvorteile. Ein zentraler Bestandteil dieser Entwicklung sind Agenten, durch die KI sich zu einem autonom agierenden Partner weiterentwickelt. Sie sind in der Lage, eigenständig zu planen, zu koordinieren und – im definierten Rahmen – auch selbst zu handeln.

Besonders wirkungsvoll ist dieser Ansatz, wenn KI tief in die unternehmenseigenen Daten integriert wird. Microsoft 365 Copilot erhält dann beispielsweise Zugriff auf alle Informationen aus dem Microsoft Graph: etwa aus Outlook, Word, PowerPoint, Excel, SharePoint-Dateien oder dem CRM-System. So kann er Zusammenhänge schneller erkennen, Handlungsvorschläge machen oder auch selbstständig Aktionen ausführen, wenn das gewünscht ist. Dabei ist entscheidend: KI-Agenten benötigen klare Regeln und eine eindeutig definierte Governance. Monitoring, Compliance und Sicherheit müssen von Beginn an integraler Bestandteil von Konzeption, Entwicklung und Einsatz der KI-Agenten sein. Kurz gesagt: Security and Compliance by Design.

Top-Use-Cases für Comms:

AG CommTech: Welche 3–5 Agentic-AI-Use-Cases seht Ihr als „Highest Impact“ fürCorporate Communications?

André Pechmann: Zunächst ist klar zu definieren, welche Aufgaben nicht an KI delegiert werden sollten: Die Entwicklung der eigentlichen PR-Story – also ihr Kern, die Perspektive und ihre Erzählweise – sollte bei uns verbleiben. Denn nur Menschen sind wirklich in der Lage, Emotionen und echtes inhaltliches Interesse an einer Geschichte zu erkennen und herauszuarbeiten. Und nur ein Mensch kann zuverlässig beurteilen, ob eine Story bereits trägt oder ob sie weiter geschärft und verfeinert werden muss. Es gibt dennoch zahlreiche „High Impact“-Anwendungsfälle, bei denen KI besonders hilfreich ist. Dazu gehören beispielsweise Entwurfserstellung, Qualitätsprüfung, Kontextbewertung und Monitoring. Daraus kann man viele Anwendungen für den eigenen Arbeitsalltag entwickeln:

• Recherche: KI-Agenten können uns helfen, wichtige Geschichten früh zu sehen, bevor sie ein großer Trend – oder ein Problem – werden.
• Sparringspartner: Wenn man eine Story entwickelt, kann die KI ein guter Sparringspartner sein. Man muss ihr nur sagen, wie sie auftreten soll: als Skeptiker, als bestimmte Zielgruppe, als Wettbewerber oder als kritischer Journalist. Dann sieht man sehr schnell, wo der Kontext fehlt, was man nicht genau darstellt oder ob man sich in Details verliert.
• Qualitätskontrolle: Sagen alle Dokumente und Statements dasselbe? Gibt es Widersprüche? Werden sie überhaupt so verstanden, wie wir das gemeint haben? Auch dabei kann KI helfen.
• Krisenkommunikation: Wenn Krisenthemen eskalieren, lässt sich nur schwer der Überblick behalten: Wo wird was berichtet? Auf welchen Kanälen, in welchen Medien und bei welchem Publikum muss man zuerst ansetzen, um Falschmeldungen entgegenzutreten oder Missverständnisse auszuräumen? KI-Analysen in Echtzeit können in solchen Situationen enorm unterstützen.

Als PR-Fachleute können wir dann mit Hilfe der Agentic AI mehrere Tools, Datenquellen und auch mehrere Agenten orchestrieren. Wir hatten schon sehr früh erkannt, dass KI mindestens 16 von 20 Schritten automatisieren kann, die für eine erfolgreiche Earned-Media-Story nötig sind. Und das setzen wir jetzt um.

Setup:

AG CommTech: Wie muss sich aus Eurer Perspektive eine Unternehmenskommunikation künftig aufstellen, um die Vorteile der Agentic AI optimal nutzen zu können?

André Pechmann: Da gibt es weder Blaupausen noch Geheimrezepte. Vor allem KI-Agenten entwickeln sich so schnell, dass jede neue Erkenntnis bald überholt ist. Es gibt aber einige Grundsätze:

• Man muss den Kolleginnen und Kollegen nicht nur Experimente erlauben, sondern sie auch dazu ermuntern. Die Teams sollten gemeinsam herausfinden, was möglich, sinnvoll und auch sicher ist.
• Wir sollten uns Zeit nehmen zum Kennenlernen der neuen Möglichkeiten und auch zur Nutzung von KI-Agenten inspirieren. Bei Microsoft gibt es beispielsweise regelmäßige E-Mails mit Prompt-Vorschlägen oder Ideen für neue KI-Agenten. Und wir haben auch einen festen Chat in unserem Comms-Team, wo wir Erfahrungen beim Ausprobieren neuer KI-Agenten miteinander teilen. Seit einiger Zeit lässt sich außerdem zu jedem Chat in Microsoft Teams ein Copilot-Agent hinzufügen, der Fragen dazu beantworten kann. Solche Schritte machen den Einsatz von KI-Agenten schnell zur Gewohnheit.
• Dabei muss aber immer klar sein: KI-Agenten sind keine Superhelden, denn sie können Fehler machen. Es braucht immer gesunden Menschenverstand und Fachwissen, um ihre Ergebnisse zu bewerten und zu korrigieren.

Vertrauen zwischen Mensch und Agent:

AG CommTech: Wo werden Agenten eingesetzt und wie baut sich das Vertrauen eines Kommunikators in einen KI-Agenten auf? Ab wann wart ihr euch sicher, dass ein Agent euch zuverlässige, brauchbare Ergebnisse liefert?

André Pechmann: Hier gilt der alte Spruch: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Und ein Copilot ist nun einmal kein Autopilot. Vertrauen entsteht durch Erfahrung, wie man immer bessere Prompts schreibt, KI-Agenten optimal einsetzt, die besten Datenquellen wählt und indem KI-Agenten sich selbst überprüfen. Sie sollen ruhig einmal erklären, wie sie zu ihren Aussagen kommen, damit sich ihre Denkfehler erkennen lassen. Nur so werden die erzielten Ergebnisse reproduzierbar und allgemeingültig.

Wertschöpfung/Time Shift:

AG CommTech: Wenn KI-Agenten Routinetätigkeiten souverän und zuverlässig übernehmen, erhalten Menschen Zeit für höherwertige Themen (Strategie/Kreativität).

a) Könnt Ihr diese bekannte These bestätigen und waren entsprechende höherwertige Themen/Aufgaben vorhanden, die übernommen werden konnten?

b) Wenn ja, verfügten alle Teammitglieder direkt über die Kompetenz, hochwertigere Tätigkeiten ansatzlos zu übernehmen?

c) Will jedes Teammitglied auch entsprechend höherwertige Tätigkeiten mit mehr Verantwortung übernehmen?

André Pechmann: Unser Team hat jetzt deutlich mehr Zeit, um sich auf höherwertige strategische und kreative Aufgaben zu konzentrieren. Statt ständig Routineaufgaben wie Media-Monitoring zu erledigen oder endlos die Inbox zu durchsuchen, verwenden wir die Zeit, um beispielsweise das Storytelling zu verbessern, interessantere Events vorzubereiten und die Unternehmenskommunikation strategischer anzugehen.

Die Kompetenz ist im Team auf jeden Fall vorhanden. Wo auch sonst, wenn nicht bei Microsoft? Und sie wird zusätzlich durch KI gefördert, wenn sie etwa beim Brainstorming, Recherchieren oder Testen von Ideen unterstützt. Alle im Team gaben schon Kurse für andere Unternehmen über den Einsatz von KI in der Öffentlichkeitsarbeit, und eine Kollegin hat sogar einen LinkedIn-Training erstellt, das oft genutzt wird. Wir testen neue Features immer mit Freude und bekommen sie oft als Erste. Wir nutzen Dutzende KI-Agenten und freuen uns über ihre Unterstützung, wenn sie beispielsweise unsere Texte verbessern, Social-Media-Posts mit einem Klick erstellen oder die Presseauswertungen automatisch erledigen.

Fachliche Expertise:

AG CommTech: Wenn Teammitglieder zukünftig stärker KI-Agenten kontrollieren, benötigen sie dann auch gleichzeitig größere Fachkompetenzen, um die Ergebnisse der KI-Agenten auch fachlich prüfen zu können?

André Pechmann: KI-Agenten unterstützen, aber sie ersetzen uns nicht. Es ist unsere Kompetenz für Öffentlichkeitsarbeit und die jeweiligen Fachthemen, die eine optimale Arbeit mit ihnen ermöglicht. Wenn wir also KI-Agenten nutzen, um einen LinkedIn-Post aus einem Blog-Artikel zu erstellen, dann braucht es viel Fachkompetenz, um die Ergebnisse zu prüfen. KI übertreibt beispielsweise öfter bei ihren Aussagen oder klingt einfach zu enthusiastisch, was in Deutschland nicht so gut ankommt. Dafür braucht es ein gutes Gespür und auch Fachwissen, um solche Übertreibungen zu erkennen. Dabei hilft natürlich, dass bei Microsoft die Agentic AI sehr starke „Guardrails“ hat, die ihre Zuverlässigkeit verbessern.

Gleichzeitig unterstützt KI auch dabei, neue Themen zu verstehen und Antworten zu finden, wenn man noch nicht so viel weiß. Sie hat einfach die meisten Informationen, wenn sie jeden freigegebenen SharePoint im Unternehmen und alle meine Nachrichten oder Dateien lesen kann. Und sie ist geduldig beim Erklären. So kann man sich schnell in neue Fachgebiete einarbeiten, wenn das nötig ist. Einer unserer Lieblingsprompts ist daher: „Erkläre es für ein 12-jähriges Schulkind.“

Human-in-the-loop in sensiblen Workflows:

AG CommTech: Welche Kontrollpunkte/Approval-Gates empfiehlt ihr für heikle Anwendungsfälle (z.B. Krise, CEO-Kommunikation, IR-nahe Inhalte) – und wie lässt sich das technisch sauber abbilden?

André Pechmann: Nichts darf rausgehen, ohne dass es sorgfältig von Menschen geprüft wurde. Es gibt den Ausdruck: Garbage in, Garbage out. Für die Arbeit mit KI bedeutet das: Wir müssen die volle Kontrolle haben und alle Outputs prüfen. KI spart zwar Zeit, weil wir nicht mehr alles selbst erledigen müssen, aber die Qualitätskontrolle ist umso wichtiger. Das lässt sich technisch sauber lösen, wenn man KI-Agenten nur mit den besten und verlässlichsten Daten arbeiten lässt – vom eigenen SharePoint oder auch nur aus bestimmten Dokumenten, die stets aktuell sein müssen.

Wir haben beispielsweise unseren Digital Trust Agent, der auf komplizierte Compliance-Fragen trainiert ist, die auch juristisch relevant sein können. Für seine Aussagen nutzt er nur geprüfte Dokumente, die ein spezielles Team kontinuierlich aktualisiert und immer wieder neu hochlädt, sowie verifizierte Texte aus dem Service Trust Portal von Microsoft und unserem Compliance Portal bei Microsoft Learn. Alle Antworten werden nur aus diesen Informationsquellen abgeleitet und mit Quellenangaben versehen, um ihre Nachvollziehbarkeit und Aktualität sicherzustellen.

Governance & Compliance:

AG CommTech: Welche Best Practices gibt es für Audit-Trails, Rollen/Rechte, Policy-Management und die Dokumentation von Agenten-Entscheidungen?

André Pechmann: Das muss von Anfang an richtig aufgesetzt werden, und die verantwortliche IT darf nicht vergessen, dass KI-Agenten alle Zugriffsrechte ihrer Nutzer erben. Das ist eben der große Vorteil von Microsoft 365 Copilot: Die KI ist „enterprise-ready“ und direkt in die vorhandenen Governance- und Compliance-Lösungen eingebunden. Wenn Microsoft Purview die Vertraulichkeit jedes Dokuments automatisch korrekt festlegt, dann muss sich auch der KI-Agent danach richten. Hier sind ein paar Grundregeln unserer Fachleute:

• Geltungsbereich und Least-Privilege-Prinzip festlegen: Den Zweck jedes KI-Agenten dokumentieren und nur die Zugriffe geben, die das System tatsächlich braucht. Keine breit gefassten Berechtigungen.
• Data Loss Prevention und Compliance ausweiten: Datenschutz- und Sicherheitsregeln auch auf KI-Kanäle anwenden. Audit-Trails vorhalten und KI-generierte Inhalte kennzeichnen.
• Freigegebene KI-Plattformen bereitstellen: Sichere Lösungen anbieten, um Schatten-KI einzudämmen. Nicht autorisierte Apps sperren.
• Eine Kultur sicherer Innovation fördern: Mitarbeitende im sicheren Umgang mit KI schulen. Transparenz und Zusammenarbeit aktiv fördern.
• Für KI-Vorfälle planen: Business-Continuity-Playbooks um KI-Szenarien ergänzen. Tabletop-Übungen durchführen und Observability-Metriken über Identity-, Data- und Threat-Ebenen hinweg nachhalten.

RAG & “Single Source of Truth”:

AG CommTech: Wie sollte eine kuratierte Knowledge Base aufgesetzt sein (Versionierung, Quellenpriorisierung, Aktualität, Zitationslogik), damit Agenten konsistent und belastbar arbeiten?

André Pechmann: Bei der Erstellung von Texten und ähnlichem schicken wir unsere KI-Agenten zuerst zu internen Quellen wie SharePoint, Power-BI-Dashboards, E-Mails oder Teams-Nachrichten. Außerdem können die KI-Agenten ihre Ergebnisse durch Internet-Recherchen erweitern, doch das lässt sich auch ausschalten, um die Vertrauenswürdigkeit zu steigern.

Wenn es aber verschiedene Versionen desselben Dokuments gibt, dann kann es theoretisch Probleme geben. Doch auch das ist nichts Neues, denn wir mussten früher schon prüfen, welche Version am aktuellsten ist. Und dann hilft die KI eben doch: Man kann dem Agenten beispielsweise sagen, nur auf Dokumente aus einem bestimmten Zeitraum zu schauen, oder ihn anweisen, alle Widersprüche oder Datenkonflikte hervorzuheben.

Risk Controls:

AG CommTech: Welche Mechanismen setzt ihr ein, um Halluzinationen, Prompt Injection, Policy-Verstöße und Datenabfluss in Agenten-Workflows zu minimieren?

André Pechmann: Microsoft stellt seine KI ständig auf den Prüfstand. Wir haben „RedTeams“ die nichts anderes tun, als zu testen, Fehler oder Sicherheitslücken zu finden und bessere Guardrails zu formulieren. KI-Agenten müssen außerdem voll in die Compliance- und Sicherheitsarchitektur integriert sein – und dabei können wir helfen, weil Microsoft durchgängige Lösungen dafür anbietet sowie weltweit ein großes Team an Cybersecurity-Experten hat. Wir haben außerdem immer eine KI vor der KI: Bei jeder Anfrage wird zuerst einmal geprüft, ob sie überhaupt im Rahmen von Compliance und Security erlaubt ist.

Messbarkeit & Adoption:

AG CommTech: Welche KPIs haltet ihr für sinnvoll (Qualität, Konsistenz, Time-to-Respond, Risikosignale, Effizienz) – und welche Enablement-/Trainingsansätze funktionieren aus eurer Sicht am besten?

André Pechmann: Die KPIs entwickeln sich anscheinend genauso schnell wie die KI-Agenten selbst. Klar ist: Ihren Einsatz sollte man nicht nur durch Zeit- oder Kosteneinsparungen messen. Entscheidend sind auch die Entlastung von eintöniger Arbeit, das Übernehmen von Verantwortung und die Vermeidung von Risiken. Deshalb braucht es vor allem in der Öffentlichkeitsarbeit mehrdimensionale KPIs:

• Konsistenzgrad: Stimmen Kernbotschaften, Zahlen und Narrative über Kanäle hinweg überein?
• Revisionsquote: Wie viele menschliche Korrekturschleifen sind nötig, bevor etwas freigegeben wird?
• Interpretationssicherheit: Wird eine Botschaft auch so verstanden, wie sie beabsichtigt war?
• Tonality und RiskFlags: Wie oft identifizieren KI-Agenten potenzielle Reputations- oder Compliance-Risiken frühzeitig?

Was die Trainingsansätze angeht: Man muss den vor allem am Anfang das richtige praxis- und aufgabenorientierte KI-Training geben und die Nutzerinnen und Nutzer immer wieder neu inspirieren. Dabei sollten auch Experimente – innerhalb eines sicheren Umfeldes – erlaubt sein. Außerdem sollten wir immer wieder über den Tellerrand schauen: nicht nur bestehende Arbeitsprozesse automatisieren, sondern die ganze Arbeit durch KI neu erfinden und erstaunliche neue Ergebnisse dadurch erzielen.

Das mag vielleicht pathetisch klingen, aber wir haben gerade erst eine ähnliche Entwicklung erlebt: Wer hätte vor 20 Jahren gedacht, dass durch Social Media die milliardenschwere Creator Economy und so viele attraktive Berufsbilder entstehen? Das werden wir auch durch KI erleben. Das neue Berufsbild ist der „Agent Boss“, der mit vielen verschiedensten KI-Agenten arbeitet und Aufgaben an sie delegiert, um dadurch genauso viel zu leisten wie ein ganzes Team. Der Mensch bleibt weiter im Mittelpunkt, und die KI-Agenten entlasten ihn von eintöniger oder schwerer Arbeit.